الدرس السابع الترحيل الى دفتر الاستاذ - Lesson 7 Posting to the General Ledger

دفتر الاستاذ العام هو ذلك السجل الذي يحتوي بداخله جميع الحسابات الخاصة بالمنشأة, بحيث يكون لكل حساب صفحة خاصة به تسمى صفحة استاذ تسجل فيه الحركات المالية التي اثرت فيه سواء كانت حركات مدينة او حركات دائنة وذلك من واقع القيود التي تم تسجيلها في دفتر اليومية, ويوجد نموذجين لصفحة الحساب في دفتر الاستاذ

الترحيل الى دفتر الاستاذ

Posting to the General Ledger

الدرس السابق

الدرس التالى

الرجوع الى الفهرس

---

بعد ان يتم تسجيل العملية المالية في دفتر اليومية على شكل قيود محاسبية, يتم بعد ذلك ترحيل تلك القيود الى حساباتها الموجودة في دفتر الاستاذ .

---

دفتر الاستاذ العام

هو ذلك السجل الذي يحتوي بداخله جميع الحسابات الخاصة بالمنشأة, بحيث يكون لكل حساب صفحة خاصة به تسمى صفحة استاذ تسجل فيه الحركات المالية التي اثرت فيه سواء كانت حركات مدينة او حركات دائنة وذلك من واقع القيود التي تم تسجيلها في دفتر اليومية, ويوجد نموذجين لصفحة الحساب في دفتر الاستاذ:

·        نموذج التطبيق العملي :

هذا النموذج تستخدمه اكثر الشركات في الناحية العملية .

حساب الصندوق في دفتر الاستاذ العام
الرصيد	منه	له	البيان	رقم صفحة اليومية	التاريخ
10000	10000		رصيد سابق	1	01/01
6000		4000	ايداع في حساب البنك	1	01/10
5000		1000	مصروف ايجار	1	01/11
7000	2000		ايرادات مقبوضة	2	01/15

·        النموذج النظري( T ) :

هذا النموذج يستخدم بهدف التدريس والتعليم, بحيث تظهر صفحة الاستاذ على شكل حرف T باللغة الانجليزية, فيكون الجانب الايمن من الحساب هو الجانب المدين (منه), والجانب الايسر هو الجانب الدائن (له) .

حساب الصندوق في دفتر الاستاذ العام
منه				له
10000	رصيد سابق	1	01/01	4000	من ح/البنك	1	01/10
2000	الى ح/ الايرادات	2	01/15	1000	من ح/مصروف الايجار	1	01/11
				7000	رصيد مدين

---

دفتر الاستاذ المساعد

هو دفتر استاذ اخر متفرع من دفترالاستاذ العام, ويتم فتحه حسب حاجة المنشأة, فمثلا قد تقوم المنشأة بفتح دفتر استاذ مساعد لحساب المدينون, بحيث تخصص لكل ذمة مدينة او عميل صفحة خاصة به تنقل اليه الحركات المدينة والدائنة, وذلك لمعرفة رصيد حساب كل عميل بكل يسر وسهولة, وكذلك فتح دفتر استاذ مساعد لحساب المصروفات بحيث يخصص لكل مصروف صفحة خاصة به تنقل اليه الحركات المدينة والدائنة وهكذا.

الترحيل

يقصد بعملية الترحيل بان يتم نقل العمليات المالية المسجلة في دفتر اليومية الى حساباتها في دفتر الاستاذ العام, بحيث يتم ترحيل كل مبلغ مدين مسجل في دفتر اليومية الى الجانب المدين من صفحة الحساب (صفحة الاستاذ), وترحيل كل مبلغ دائن مسجل في دفتر اليومية الى الجانب الدائن من صفحة الحساب الموجودة في دفتر الاستاذ العام .

مثال

هذه بعض القيود المسجلة في دفتر يومية منشأة السلام خلال شهر شباط.

المدين	الدائن	البيان	التاريخ
2500		من ح/الصندوق	02/01
	2500	الى ح/البنك
		سحب المبلغ من البنك وايداعه في الصندوق
500		من ح/م.كهرباء	02/03
	500	الى ح/الصندوق
		دفع فاتورة الكهرباء عن شهر 1

المطلوب :

ترحيل القيود من دفتر اليومية الى حساباتها الموجودة في دفتر الاستاذ

طريقة الحل :

القيد الاول:

تلاحظ في القيد الاول ان الحسابات التي تاثرت بالعملية المالية هما حساب الصندوق وحساب البنك, وحساب الصندوق تم تسجيله في دفتر اليومية في الطرف المدين اما حساب البنك فتم تسجيله في الطرف الدائن, ولترحيل العملية المالية الى دفتر الاستاذ يتم نقل المبلغ المدين لحساب الصندوق الظاهر في دفتر اليومية الى الجانب المدين (منه) لحساب الصندوق في دفتر الاستاذ,ونقل المبلغ الدائن لحساب البنك من دفتر اليومية الى الجانب الدائن (له) لحساب البنك في دفتر الاستاذ, كالتالي :

حساب الصندوق
منه			له
2500	الى ح/البنك	02/01
حساب البنك
منه			له
			2500	من ح/الصندوق	02/01

القيد الثاني:

تلاحظ في القيد الثاني ان الحسابات التي تاثرت بالعملية المالية هما حساب مصاريف الكهرباء وحساب الصندوق, وحساب مصاريف الكهرباء تم تسجيله في دفتر اليومية في الطرف المدين اما حساب الصندوق فتم تسجيله في الطرف الدائن, ولترحيل العملية المالية الى دفتر الاستاذ يتم نقل المبلغ المدين لحساب مصاريف الكهرباء الظاهر في دفتر اليومية الى الجانب المدين لحساب مصاريف الكهرباء في دفتر الاستاذ,ونقل المبلغ الدائن لحساب الصندوق من دفتر اليومية الى الجانب الدائن لحساب الصندوق في دفتر الاستاذ, كالتالي :

حساب مصاريف الكهرباء
منه			له
500	الى ح/الصندوق	02/03
حساب الصندوق
منه			له
2500	الى ح/البنك	02/01	500	من ح/م.الكهرباء	02/03

ملاحظة : لاحظ كيف ان حساب الصندوق قد تغير عند ترحيل القيد الثاني, فعندما تم ترحيل القيد الاول كان مدين بقيمة 2500, ثم عند اضافة القيد الثاني اصبح مدين بقيمة 2500 دولار ودائن بقيمة 500 دولار, والفرق بين قيمة المدين والدائن يمثل رصيد حساب الصندوق.

---

الترصيد

ويقصد به هو ايجاد قيمة الفرق ما بين المبالغ المدينة والمبالغ الدائنة لكل حساب من الحسابات الموجودة في دفتر الاستاذ العام والدفاتر المساعدة,وهذا الفرق الناتج يمثل رصيد الحساب, فاذا كان مجموع المبالغ المدينة اكبر من مجموع المبالغ الدائنة فالرصيد الذي سيظهر هو رصيد مدين, اما اذا كان مجموع المبالغ الدائنة اكبر من مجموع المبالغ المدينة فان رصيد الحساب سيكون دائن, اما اذا كان الجانب المدين يساوي الجانب الدائن فان الرصيد يساوي صفر, فمثلا اذا كانت مجموع الحركات المدينة في حساب الصندوق خلال السنة المالية تساوي 100,000 دولار ومجموع الحركات الدائنة لنفس الحساب 70,000 دولار, فالفرق يساوي 30,000 دولار وهو يمثل رصيد حساب الصندوق في نهاية السنة المالية, وفي هذه الحالة رصيد الصندوق يكون مدين بقيمة 30,000 دولار, ويتم ترصيد كل حساب وفق نموذج (T)بالخطوات التالية :

1.     يتم جمع المبالغ الظاهرة في الجانب المدين وجمع المبالغ الظاهرة في الجانب الدائن.

2.     ثم يتم تسجيل المجموع الاكبر في كلا الجانبين في اسفل صفحة دفتر الاستاذ.

3.     بعد ذلك يتم تسجيل الفارق في الجانب الاقل, وهذا الفارق يمثل رصيد الحساب في دفتر الاستاذ, فاذا تم تسجيل الفارق في الجانب المدين من الحساب فان الرصيد دائن, اما اذا تم تسجيل الفارق في الجانب الدائن فان الرصيد مدين.

مثال

تكملة للمثال السابق, فاذا كان المطلوب ترحيل وترصيد حساب الصندوق من دفتر اليومية الى دفتر الاستاذ, فعند ذلك سيظهر حساب الصندوق على الشكل التالي:

حساب الصندوق
منه			له
2500	الى ح/البنك	02/01	500	من ح/م.الكهرباء	02/03
			2000	رصيد مدين
2500			2500

ان رصيد حساب الصندوق كما هو ظاهر في دفتر الاستاذ لحساب الصندوق مدين بقيمة 2000 دولار.

ملاحظة : ان الحسابات ذات الطبيعة المدينة كحسابات الاصول وحساب المصروفات والمسحوبات الشخصية يكون رصيدها في اغلب الاحيان رصيد مدين, اما الحسابات ذات الطبيعة الدائنة كحسابات الالتزامات وحساب الايرادات وراس المال تكون على الاغلب ارصدتها دائنة.

ان استخدام البرامج المحاسبية على الكمبيوتر ساعدت المحاسب على اجراء الكثير من العمليات المحاسبية بكل سهولة وسرعة ويسر, فمثلا يستطيع المحاسب بمجرد كتابة القيد في البرنامج المحاسبي ان يقوم البرنامج بنفسه بعملية الترحيل والترصيد, بعكس النظام اليدوي الذي يتطلب من المحاسب ان يقوم هو بنفسه بعملية الترحيل ثم الترصيد والتاكد من صحتها .